Inleiding
Ook in 2015 doen wij bij de begroting en de jaarstukken in de paragraaf bedrijfsvoering verslag van de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven, alsmede van nieuwe ontwikkelingen. Vanaf 2016 komt programma Bedrijfsvoering hiervoor in de plaats.
De sturing op de ontwikkeling van de bedrijfsvoering.
Vanwege de hoge dynamiek en complexiteit van de ontwikkelingen sturen we met behulp van een bedrijfsvoeringsagenda in samenhang en parallel op een twaalftal opgaves. Hieronder verantwoorden we de activiteiten van 2015:
De lichte overheid en rolneming
Met het programma Initiatiefrijk Zwolle beogen we de energie, initiatieven, denk- en doekracht uit de stad ruimte te geven en actief samen te werken aan meerwaarde voor Zwolle. Vanuit gelijkwaardigheid en op basis van onze organisatiewaarden verbinding, vertrouwen, vakmanschap en verantwoordelijkheid. Hefbomen hiervoor zijn:
- Supporten en aanjagen van initiatieven
- Versterken samenwerking met initiatiefknooppunten
- Initiatiefrijk werken verankeren in gedrag, werkwijzen en systemen
- Vernieuwen en experimenteren
- Zichtbaar maken en delen van ervaringsverhalen.
Zo hebben we het platform initiatiefrijk.zwolle.nlvormgegeven, komt er 4-5 wekelijks het informatiebulletin 'de IZ-flits' uit en hebben we 4 initiatieven gefaciliteerd met co-financiering van uit het stimuleringsfonds IZ. De samenwerking met bestaande initiatiefknooppunten zijn aangehaald en versterkt waardoor het Zwolse netwerk zich verdicht en initiatieven een betere bedding hebben gekregen. De functie van ideeënmakelaar is opgegaan in het gidsteam dat is gevormd. Het gidsteam heeft een gidsfunctie naar netwerk en expertise in de stad, maar m.n. in de organisatie en draagt bij aan meer integrale afwegingen en samenwerking. Zo ook zijn er verscheidene leer- en reflectie-activiteiten intern en samen met de stad georganiseerd waardoor samenwerking met initiatiefnemers en partners al ontwikkelend meer gemeengoed en onderdeel wordt van onze reguliere manier van werken en ons Zwolse DNA.
De werkstijl van de gemeentelijke organisatie (DNA)
Het DNA programma geeft verbinding, samenhang op organisatieniveau en een gemeenschappelijke stijl; “Zo doen we dat in Zwolle”. Er is aanhoudende belangstelling voor workshops, teamtrajecten, intervisie etc. en de grondtoon verandert geleidelijk. We legden verbindingen tussen DNA en andere organisatieontwikkelingen, zoals het nieuwe werken, digitaal werken, Gastvrij Zwolle, Initiatiefrijk Zwolle en de resultaten uit de werkgroepen die bezig zijn met de organisatieontwikkeling. Dit laatste betreft onder andere het flexibel werken en het lichter maken van procedures en systemen. Het medewerkerstevredenheids-onderzoek 2015 bevestigt de hoge waarde die medewerkers aan DNA hechten.
In 2015 is de leergang DNA Doe gestart; twee groepen van adviseurs, leidinggevenden, ondersteuners en consulenten die gedurende anderhalf jaar hun DNA-vaardigheden versterken en verspreiden in de organisatie. In 2015 is een programma ontwikkeld voor verdieping én training door in miniworkshops aan de hand van actuele thema’s te oefenen met DNA-vaardigheden en houdingsaspecten. Voorbeelden zijn feedback geven, gespreksvoering tussen leidinggevende en medewerker, samenwerking met de stad. Voor leidinggevenden bieden we aparte workshops aan. Voortdurend halen we behoeften op van medewerkers, leidinggevenden en teams en nodigen we ze vooral uit om hun behoeften te vertalen in concrete ideeën, die het programmateam en de DNA-doeners kunnen faciliteren.
Flexibele huisvesting met schakelopties voor samenwerking (HNW)
In 2015 is de verbouwing van het Stadskantoor gerealiseerd. De Publiekshal, het vergadercentrum, het bedrijfsrestaurant en het kantoorgedeelte zijn opnieuw ingericht en geschikt gemaakt voor het nieuwe werken. De huur van De Lure en Werkplein de Lure is opgezegd. De gemeenteraad heeft krediet beschikbaar gesteld voor de verbouwing van het Stadhuis. Deze verbouwing is uitgesteld, omdat de bibliotheek nu tijdelijk gehuisvest is in de hal en op de eerste verdieping van het Stadhuis. Het nieuwe kantoorconcept vraagt een verandering in werkwijze. Dit blijft aandacht krijgen vanuit HR en in relatie met digitaal werken, DNA Zwolle en de organisatieontwikkeling.
Regionaal SSC
In 2014 is de personele overgang (Inkoopadvisering, ICT en personeelsadministratie) van Zwolle, Kampen en de provincie Overijssel naar de GR Shared Service Center gerealiseerd. De Gemeente Zwolle is gastwerkgever, de eenheid SSC heeft een begrote omvang van 84,7 fte's (peildatum 31/12/2015).
2015 heeft in het licht gestaan van de integratie en empowerment van teams in combinatie met harmonisatie van processen bij SSC: het huis op orde. Ook bij de partners heeft dit betekenis. De demandmanagers van de drie partners zijn door het SSC steeds meer uitgedaagd om ook hun 'demand 'te standaardiseren en maatwerk te minimaliseren. De eerst basis is in 2015 gelegd met de producten en dienstencatalogus. Het minimaliseren van maatwerk is ook een opgave voor 2016. Dit vindt onder andere zijn uitwerking bij de investeringen in de ICT-infrastructuur bij de vervanging van de data-opslag en servers en het standaardiseren van het in 2015 aangeschafte gezamenlijk personeelssysteem (welke na de implementatiefase in 2016 vanaf 1 januari 2017 operationeel zal zijn).
Het SSC is binnen de begroting gebleven en heeft 2015 afgesloten met een positief exploitatieresultaat van €846.000 waarvan ruim €550.000 naar de partners is teruggevloeid, de rest is toegevoegd aan de bedrijfsvoeringsreserve.
De werkelijke omzet is ten opzichte van 2014 gelijk gebleven en is uitgekomen op € 11,4 mln. Dit ondanks een begrotingstoename van € 12 mln. in 2014 naar € 12,3 mln. in 2015 (door de overbrenging taken naar het SSC, met name op het gebied van telefonie vanuit Kampen).
De werkelijke omzet 2015 bestaat voor 42% uit maatwerkdienstverlening en voor 58% uit standaarddienstverlening. De Zwolse inbreng betreft € 2,1 mln. voor standaarddienstverlening en € 1,8 mln. aan maatwerkdienstverlening.
In 2015 heeft de raad het Rekenkamerrapport 'Onderzoek SSC Bedrijfsvoering’ behandeld en een motie aangenomen. Het college ondersteunt de motie. De uitvoering hiervan vindt in 2016 plaats. Het betref hier de evaluatie van het huis op orde programma, de nieuwe verrekensystematiek, en een voorstel tot een nieuwe bestuursvorm en de mogelijke toetreding van twee andere gemeentes, mits rendabel.
De ontwikkeling van de frontoffice in een partnergerichte samenwerking
In september 2015 is de nieuwe visie op dienstverlening aan inwoners en ondernemers (“Gastvrij en op maat”) besproken in de raad. (Keten)samenwerking is daarin een belangrijke trend. We zien dat in de praktijk terug in de samenwerking met bijvoorbeeld ROVA, GBLT en RUD. En in 2016 gaan we deelnemen aan een landelijke pilot waarbij we Zwolse klanten van SVB en de Belastingdienst gaan ondersteunen bij hun eerste ervaringen met digitale overheidsdienstverlening.
We zien de afgelopen jaren (door digitalisering) nog geen afname van het aantal klantcontacten. Wel zien we dat inwoners steeds vaker contact met ons opnemen via de digitale communicatiekanalen. Voor cijfers verwijzen we naar programma 16.
Een herbezinning op financiële sturing
Met het herdefiniëren van financiële sturen beogen we het volgende:
- Op de verschillende niveaus sturen beslissers beter op effecten en inzet van middelen in de keten;
- Verspilling in de keten wordt voorkomen door anders werken.
Onder sturen wordt verstaan (een werkwijze van) beïnvloeden en besluiten op basis van (financiële) informatie over het bereiken van een doel. Beslissers zijn raad, college, DMO, programma- projectleiding tot en met operationele beslissers.
Binnen de context van de bevoegdheden van het college en raad is in 2015 gewerkt aan het innoveren van werkwijzen voor sturing op verschillende niveau’s. Begin 2016 heeft de raad ingestemd met een nieuwe werkwijze.
Intern wordt bezien hoe het intern opdrachtgever-nemerschap aangepast kan worden aan de ontwikkelingen in het fysiek domein en tevens vereenvoudigd kan worden.
Het benutten van diversiteit en sociaal opdrachtgeverschap
Een compleet nieuwe jobsite www.werkenbijzwolle.nlkwam gereed. De site is ons digitale uithangbord wat betreft arbeidsmarkt-marketing en profilering als werkgever, door op een indirecte manier publiek aan ons te binden waaruit we bij vacatures, klussen en stages kunnen rekruteren (jongeren, mensen met een niet-westerse migrantenachtergrond en mensen met een functionele arbeidsbeperking).
De extra aandacht voor de instroom van jongeren en mensen met een functionele beperking heeft in 2015 zijn vruchten afgeworpen. Eind 2015 hadden we in 7,3 garantiebanen voor medewerkers met een functionele arbeidsbeperking, waarvan 3,9 in 2015 gerealiseerd. Als we naar analogie van het % dat we uit het gemeentefonds ontvangen, ons deel berekenen van de 25.000 banen die de overheid tot eind 2026 voor haar rekening neemt, dan zou de teller in 2015 op 4 moeten staan. Daar voldoen we ruimschoots aan. Daarnaast hebben zes mensen uit één van doelgroepen binnen de Wet banenafspraak, een werkervaringsplaats bij ons ingevuld.
In 2015 zijn 19 jongeren aangenomen. Het totaal aantal jongeren begin 2016 bedroeg 45, een groei van 11 jongeren in 1 jaar tijd.
De SROI-verplichting (Social Return on Investment) is uitgevoerd volgens de bouwblokkenmethode. Er is een SROI-coördinator aangesteld die bij inkoop en aanbesteding opdrachtnemers ondersteunt bij het invullen van deze verplichting .Voor opdrachten vanaf € 200.000 geldt een SROI verplichting van 2,5% of 5% van het factuurbedrag. Dit wordt bij alle opdrachten toegepast. In 2015 bedroeg de gemiddelde verplichting 3,7%. In 2015 was de gemiddelde realisatie 4,5% en daarmee 0,8 % hoger dan de verplichting.
Mobiliteit in de organisatie in tijden van krimp en frictie (de compacte organisatie)
Zwolle heeft een iteratief proces als het gaat om strategische personeelsplannen. In 2015 is in het kader van de wissel in het management eerst aandacht besteed aan de sturingsprincipes en organisatie ontwikkeling en daarmee indirect aan (vernieuwde) strategische personeelsplanning. Tegelijkertijd is in 2015 continu gestuurd op de noodzakelijke interne en externe mobilteit. De bovenformativieit als gevolg van de organisatie ontwikkeling is in 2015 teruggebracht tot 6,5 fte (in 2014 bedroeg die nog 15,2 fte). Alle betrokken medewerkers zijn aan het werk, van 5,9 fte is de bovenformatieve status opgeschort.
De personele formatie komt - exclusief de SSC bedrijfsvoering (ONS) eind 2015 op 794 fte. Een daling van 11 fte t.o.v. 2014. Sinds 1 januari 2015 sturen we op loonsom en niet langer op (begrote) formatie. Een effectievere manier van sturen waarin sturen op fte van verminderd belang is.
De mobiliteit is verder vergroot door toenemende regionale samenwerking (o.a. talentenregio en partners in de stad). De trajecten en trainingen van het Loopbaancentrum zijn in 2015 afgenomen met 383 cliënten, waarvan 162 cliënten een individueel traject hebben gevolgd. Van de gemeente Zwolle hebben 96 medewerkers de weg voor een traject naar Blik gevonden, waarvan 67 medewerkers hun traject in 2015 hebben afgesloten. Bijna de helft van de afgesloten trajecten hebben geresulteerd in ander werk. Net als voorgaande jaren is de conclusie dat de inzet van de Blik-adviseurs aantoonbaar leidt tot (vrijwillige) mobiliteit in de organisatie. De meeste medewerkers zijn binnen de gemeente Zwolle in een andere functie of op een andere plek aan de slag gegaan. Resultaat van een traject kan ook zijn doorontwikkeling in de huidige functie, opleiding/coaching en oriëntatie. Dit geldt dus voor de andere helft van de afgesloten trajecten.
De groei in aantal externe trajecten is bijna verdriedubbeld. Dit komt met name doordat de provincie Overijssel in 2015 een nieuwe klant van Blik is geworden voor zowel outplacement als vrijwillige trajecten.
In 2015 heeft Blik zich gericht op het verbinden van mobiliteit, vitaliteit en ons DNA; alles wat we in de gemeente Zwolle doen om de duurzame inzetbaarheid te bevorderen. Deze verbinding hebben we geïntegreerd in de individuele trajecten. Daarnaast hebben we workshops en trainingen ontwikkeld over vitaliteit bij verandering en onbeperkte houdbaarheid op de arbeidsmarkt, die ook aftrek vonden bij onze externe cliënten. We zijn in 2015 gaan werken met het instrument Talenten Motivatie Analyse; een analyse waarmee we in trajecten, ook voor teams, sneller de kern van vraagstukken kunnen vinden.
We hebben in 2015 weer maatwerk geleverd voor onze cliënten en de eigen organisatie, waarbij we steeds verbinding legden met de organisatieontwikkeling en de wereld van werk om ons heen. Ook in 2016 zal onze blik zowel intern als extern gericht zijn, om onze cliënten te blijven inspireren hun eigen plan te maken.
Flexibiliteit in de arbeidsorganisatie en de inzet van externe inhuur
Wendbaarheid en het flexibel inzetten van capaciteit zijn belangrijke thema's in de ontwikkeling van de organisatie. Binnen het thema flexibiliteit en mobiliteit staat het flexibel inzetten van capaciteit centraal. Het werken aan en sturen op opgave vormt daarvoor een belangrijke context. De strategische personeelsplanningen worden hierop aangesloten. Extra aandacht voor de kwaliteiten van medewerkers en hoe deze ingezet kunnen worden, leidt vaker tot koppeling van talent aan behoefte en/of opdracht (juiste man/vrouw op de juiste klus).
Vanaf oktober werken we met een marktplaats voor externe inhuur. Het prijsreducerende effect is gemiddeld 11%.
De marktplaats is een klein onderdeel van de totale externe inhuur. De totale uitgaven voor externe inhuur in 2014 waren (exclusief ONS) € 8,1 mln. De werkelijke uitgaven voor 2015 waren (exclusief ONS) € 9,6 mln. Een toename van € 1,6 mln. Deze is toe te schrijven aan de groei van de externe inhuur bij Sociale Zaken van € 2,3 mln. in 2014 naar € 4,5 mln. in 2015. De totale externe inhuur bij de overige eenheden is t.o.v. 2014 conform prognose afgenomen met € 0,6 mln. t.o.v. 2014.
Informatie delen, beheren en beveiligen in de netwerkorganisatie
Voor de informatiebeveiliging moet de gemeente Zwolle voldoen aan de door de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) voorgeschreven Baseline voor Informatiebeveiliging. In 2015 zijn analyses uitgevoerd en indien nodig maatregelen genomen op het vlak van bewustwording en -zijn bij medewerkers voor informatiebeveiliging en privacy . Ook zijn er meerdere audits uitgevoerd waarvan de resultaten vooral geleid hebben tot aanpassingen in de autorisatiestructuur en de technische infrastructuur van gemeente Zwolle.
Er is een structurele oplossing voor gegevensuitwisseling gevonden, waardoor de samenwerking met partners en landelijke voorzieningen een kwalitatieve boost heeft gekregen. De digitalisering van de dynamische archieven is gerealiseerd en er worden steeds meer processen digitaal ondersteund. De informatievoorziening in het sociaal domein is verbeterd maar behoeft nog wel de nodige aandacht. Het SSC heeft in 2015 een technische uniformeringsslag gemaakt die in het eerste kwartaal van 2016 afgerond wordt. De resultaten hiervan laten zich zien in grotere beschikbaarheid van de systemen. De werkzaamheden voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet van 2015 hebben zich toegespitst op bewustwording creëren bij betrokken medewerkers.
Inkoop
In 2015 is verder invulling gegeven aan de samenwerking op inkoop binnen het SSC. Samen met de andere moederorganisaties in het SSC en het SSC zelf is het categoriemanagement ingericht. Het categoriemanagement stelt de organisatie in staat om een gezamenlijke inkoopstrategie per inkoopcategorie te ontwikkelen. Doel is om hiermee het effectief en doelmatig inkopen te versterken. Gezamenlijk als het kan maar in ieder geval met een verbeterde kwaliteit.
Daarnaast is gestart met het verder professionaliseren van het contractmanagement. Het maximaal uitnutten van contracten en het bewaken van de geleverde kwaliteit van dienstverlening en producten zijn speerpunten.
De samenwerking met de partners binnen het SSC heeft in 2015 geleid tot 18 gezamenlijk gestarte inkooptrajecten. Ook is er in 2015 gewerkt aan het opstellen van uniforme en gezamenlijke inkoopvoorwaarden voor de drie organisaties. Met ingang van 1 januari 2016 zijn deze van kracht.
Het totale inkoopvolume van de gemeenten Zwolle is in 2015 gegroeid tot ruim € 198 mln. Deze groei is toe te schrijven aan het extra inkoopvolume in het sociale domein. Zonder de extra inkoop in het sociale domein is het totale inkoopvolume van de gemeente Zwolle gedaald ten opzichte van 2014. Van het beïnvloedbare inkoopvolume is in 2015 na aanbesteding, 46% gegund aan bedrijven die gevestigd zijn binnen een straal van 25 km rondom Zwolle.
In 2015 is voor € 2 mln.aan SROI verplichtingen via aanbesteding door opdrachtnemers gerealiseerd. De marktpartijen hebben hiermee een hoger SROI resultaat gerealiseerd dan door Gemeente Zwolle opgelegd.
Verder is gestuurd is op het verlagen van de inkoopkosten, administratiekosten en de betaaldiscipline. De gemiddelde factuurwaarde is gestegen waardoor de administratieve kosten met 14% gedaald zijn. Daarnaast is de effectiviteit van de inzet van inkoopadviseurs verder verbeterd, waardoor inkoopkosten per aanbesteding gedaald zijn.
De betaaldiscipline over 2015 met peildatum 31-12-2015 gerekend vanaf ontvangst is 90,2% en gerekend vanaf factuurdatum 83,3%.
Kwaliteit van de ondersteunende functies
In 2015 is gewerkt aan de totstandkoming van een programma bedrijfsvoering waarin alle indirecte kostten verzameld zijn in één begrotingsprogramma. Dit maakt vanaf 2016 betere integrale sturing op bedrijfsvoeringsambities mogelijk en zorgt ervoor dat wij beter in staat gesteld worden om de financiële middelen binnen de bedrijfsvoering te beheersen.